Los eventos son acontecimientos que en los últimos años han brotado y se han distinguido en la sociedad para ofrecer al espectador, usuario o cliente una experiencia directa. De este modo el empresario despierta las sensaciones y emociones de la persona que participa activamente en el evento. El entretenimiento, el aprendizaje o el networking, son los motivos más sólidos por los que se decide organizar un evento.
En Agencia Bee Free nos diferenciamos en la organización de eventos por ser 100% eco. Tenemos una ideología sostenible que adaptamos a todo tipo de eventos, haciendo de ellos algo exclusivo y único en pro del planeta y de la salud. ¿Cómo lo hacemos? Eso lo dejaremos para el siguiente artículo en el que hablemos de la ejecución de eventos.
Vayamos por partes. Todo evento tiene diferentes etapas de organización, pre-evento (producción), evento (ejecución) y post-evento (evaluación de resultados). Aunque siempre hay algún matiz según el tipo de evento (cultural, MICE, promocional…), en este artículo señalaremos los 10 pasos esenciales para la organización de cualquier tipo de evento en su primera etapa de pre-evento o producción.
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- Objetivos: Lo primero que hay que conocer a la perfección es qué objetivo específico tiene tu empresa para desarrollar un evento. Hay que saber las metas a las que quieres llegar.
- Fecha: Tienes que saber que otro tipo de eventos hay programados en esos días en los que quieres realizar tu evento. Qué sectores tienen cogidas fechas cercanas, y si esos otros eventos te favorecen, te complementan o por el contrario no te benefician.
- Espacio adecuado: El “dónde” es muy importante. Hay que saber si tienes el equipo técnico perfecto o hay que obtenerlo de forma externa. También debes de tener en cuenta en cuanto al espacio para tu evento, la distancia para el desplazamiento de tu público, la accesibilidad y por supuesto el aforo.
- Timing: Es esencial en la organización de eventos. Sin timing no hay organización que valga. Hay que calendarizar absolutamente todo.
- Equipo de producción: Tienes que contar con un equipo de producción para poder ejecutar a la perfección el evento, y coordinarlos de forma minuciosa.
- Material de producción: Tener un plano detallado de tu evento, y organizar una serie de listados (proveedores, partners, invitados, staff, prensa…) para poder tener los diferentes equipos de trabajo controlados y bien informados.
- Público Objetivo: Hay que saber a quién nos dirigimos para desarrollar una estrategia y poder planificar tu evento.
- Permisos: Este punto depende del tipo de evento, pero en ocasiones necesitamos permisos o cualquier otro tipo de documento acreditativo para la ejecución del evento.
- Estrategia de medios: Aquí entraría tanto la captación de patrocinadores como el ‘plan de acción’ para difundir tu evento por RRSS, radio o televisión entre otros.
- Presupuesto: Todos los pasos anteriores tienen que desarrollarse dentro de un presupuesto para la organización y ejecución del evento. Hay que hacer una estimación inicial y siempre añadir un ‘margen’ por si surge algún cambio de última hora.
Como recomendación puedes utilizar el método que usan los periodistas de las 5W, así responderás a todas las preguntas esenciales de forma directa y concisa: ¿Qué quiero conseguir? ¿A quién me dirijo? ¿Por qué lo hago y cuál es la razón? ¿Cuándo y durante cuánto tiempo? ¿Dónde o en qué espacio?. Estas preguntas te ayudarán a desarrollar estos pasos en el momento previo a la ejecución.
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