Organiza tu evento digital

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Adapta tu empresa a las reuniones digitales y transforma tus eventos

Nunca habíamos usado tanto las palabras virtual y digital, y es que la pandemia ha hecho que nos adaptemos a este nuevo formato. La transformación digital es un hecho y un aspecto esencial para que tu empresa siga viva o reaccione ante esta situación. Por eso Agencia Bee Free quiere mostraros cuales son los pasos esenciales para poder realizar vuestro propio evento.

A la hora de organizar un evento online hay que tener en cuenta que plataforma digital usar y la diferencia entre ellas. No es lo mismo usar una plataforma para streaming que para un webinar, por ejemplo. Nosotros te recomendamos las siguientes plataformas:

Youtube Live: Esta herramienta digital te permite retransmitir en streaming cualquier tipo de evento. Además podrás interactuar con los usuarios en tiempo real. Lo mejor es que es la plataforma más conocida y más usada para este tipo de contenido.
Zoom: Es una de las plataformas que más ha crecido durante el confinamiento del pasado año. Te permite realizar videollamadas y webinars. Lo mejor es que puedes retransmitir simultáneamente por Youtube Live y Facebook Live.
Go to Webinar: Es una plataforma muy completa para webinars con unas muy buenas características. Lo mejor es que puedes grabar las sesiones en vídeo y presenta informes de asistencia.
Virtway: Es una plataforma para eventos virtuales en 3D. Puedes organizar reuniones digitales en entornos reales a partir de diferentes escenarios. Los asistentes estarán representados por avatares personalizados.
Skype: Es la herramienta de comunicación digital más conocida. Puedes agendar reuniones, invitar a conferencias y usar la difusión de estas reuniones para crear tus propios eventos.

Estas son cinco de las muchas plataformas digitales que ofrece internet para que crees tu evento virtual. Con estas herramientas recomendadas podrás elegir la que mejor se adapte a tu evento, ya sea digital o virtual. Además algunas de ellas te dan la opción de grabar las ponencias para que los usuarios asistentes puedan recopilar a posteriori la información ofrecida.

Recuerda incorporar las RRSS a tu estrategia tanto para la promoción del evento virtual como in situ en el mismo evento. De este modo llegarás a más usuarios, target objetivo y crearás tráfico al existir interacción.

Puedes usar esta tecnología digital para tus eventos virtuales, para tus reuniones empresariales con tu equipo, con partners o para ampliar tus contactos a través del networking digital. Incluso puedes organizar tus reuniones Kick Off de pequeño formato de manera digital.

Pasos esenciales para hacer un evento digital en streaming

1. La fecha y el horario es muy importante. Estudia qué día de la semana es mejor para tu audiencia, muchas veces depende del sector. Ponte un margen de 20 días como mínimo, para poder tenerlo todo listo y que puedas explotar al máximo la promoción de tu evento. No feches muy lejos en el tiempo, es un evento virtual por lo que debe de ser próximo. Envía recordatorio el día antes a los inscritos.
2. Es fundamental tener una buena conexión de wifi.
3. Decide qué plataforma es la que vas a usar según el tipo de evento que vayas a crear.
4. Piensa la duración que tendrá tu evento, si vas a hacer un webinar de una o dos horas, una jornada o una conferencia de uno o dos días.
5. Prepárate posibles preguntas (FAQ) y respuestas tipo para abordar las dudas de los asistentes.
6. En estos eventos también se controla el ‘aforo’, pero de otra manera. Asegúrate de conocer cuántos asistentes van a a participar para saber cuántos accesos tienes que dar. Puedes pedir un registro anticipado, sea tu evento gratuito o no.
7. Si quieres ser PRO hazte con un equipo audiovisual, para que tu streaming sea impecable.
8. Aprovecha el streaming para transmitir en directo en redes sociales (FacebookLive, LinkedinLive, YoutubeLive…)
9. Prepara a tu equipo para organizar las tareas y planifica la programación. Esto no se trata solo de hablar por videoconferencia.
10. Revisa el evento en directo e interactúa con los participantes a través del chat que incorpora la plataforma o a través de las redes sociales si decides retransmitirlo también a través de estos canales.

Planifica si tu evento será en directo o pregrabado. Cuando sepas la temática del evento y que vais a tratar, elige a los oradores y especialistas para cada una de las secciones. A partir de aquí todo irá sobre ruedas y tu evento digital o virtual será un éxito.

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