Todo evento tiene diferentes etapas, etapa de organización, pre-evento (producción), evento (ejecución) y post-evento (evaluación de resultados). En el artículo anterior enfocado a los eventos, estuvimos viendo los 10 Tips fundamentales a la hora de organizar un evento, lo que viene siendo el pre-evento. Hoy no nos vamos a ceñir en la ejecución del evento en sí, profundizamos en el cambio del espacio físico en la ejecución de los eventos. ¿Cómo? Acercándonos a la realidad y viviendo el momento del evento en confinamiento.
¿Qué ha cambiado en un evento?
Lo más evidente del cambio de un evento es el espacio físico. Hemos cambiado una sala, un pabellón, o un recinto, por el uso de RRSS en streaming, video conferencias, o una app que nos facilite reuniones online.
Está claro que a la hora de la ejecución del evento, siempre vamos a encontrar el matiz que define el tipo de evento y el sector. Este detalle, queda a un lado en la nueva calle. Este detalle en Internet ayuda a especificar el segmento del público al que nos dirigimos digitalmente.
Llevamos años que estamos incorporando la tecnología a nuestros eventos. Muchos eventos presenciales se ofrecen en streaming para aquellos que no pueden asistir presencialmente, incluso están incorporando venta de entradas exclusivamente para streaming cerrado a sus asistentes digitales. Otros eventos graban para poder ofrecer en diferido su contenido desde la web del propio evento. Y algunos eventos más avanzados incorporan hologramas digitales para hacer más interactivo y atractivo su evento.
Se puede confirmar que el evento digital durante el confinamiento está salvaguardando a muchas empresas. Otras empresas están empezando a incorporar esta tecnología porque es la única que sustituye, no sólo a los eventos presenciales, sino a cualquier tipo de meeting o reunión. Durante el confinamiento hemos visto un aumento de la utilización de plataformas para interactuar en eventos digitales, que han ayudado al contacto entre empresas, interesados y al evento en sí; y se han popularizado diferentes tipos de formato.
¿Cuáles son los eventos digitales que están triunfando durante el confinamiento?
- Taller o seminario digital
- Webinar
- Festivales digitales
- Encuentros
- Social Networking – Speed Networking
- Hackaton
- Taller o seminario digital: Este formato de evento digital ya está en uso desde hace muchos años. Es quizás de los primeros que lograron cierta aceptación entre los usuarios de internet, los estudiantes y los autodidactas. El taller o seminario online ayuda a poner en práctica lo aprendido y suele combinarse con otros formatos de formación. Este formato se publica para que puedan acceder a él en cualquier momento.
- Webinar: Es una conferencia online en la que un mentor desarrolla un tema de interés para su segmento. Se imparten en tiempo real y en un horario específico que normalmente suele estar en torno a la hora.
- Festivales digitales: Se han puesto muy de moda en estos meses, sobre todo en el sector artístico, ya sea para ofrecer conciertos gratuitos en streaming en RRSS como Instagram, Youtube o Facebook o para recaudar fondos por alguna causa relacionada con el momento en el que vivimos.
- Encuentros: Los congresos serían su símil en un evento físico. Estos encuentros como el congreso en sí, nos ofrecen debates, coloquios e incluso ‘mesa redonda’ moderada por uno de los que organizan este evento online. Estos encuentros se suelen hacer a través de aplicaciones como Zoom o Skype, donde el organizador comparte un enlace para que los interesados puedan acceder a ella.
- Social Networking: El networking es una red de contactos a los que probablemente hayamos asistido de forma presencial, y suelen ser el cierre de los congresos. Es un formato de evento esencial para encontrar partners, ampliar tu red de contactos, hacer negocios, compartir información o encontrar clientes. Pero para hacer networking de forma online, tenemos que adaptarnos al entorno digital en redes sociales y llegar a partir del social networks. Todas las RRSS son aptas para establecer relaciones profesionales pero el rey de las redes profesionales es LinkedIn. Esto en realidad no es un evento online, es el sustituto de un evento presencial para poder conseguir contactos de forma digital, para ello solo tienes que interactuar en tus RRSS siguiendo una estrategia. Es el Speed Networking lo que es el verdadero evento de networking tal cual lo conocemos, pero online.
- Speed Networking: Dentro de social networking podemos encontrar los conocidos Cofee Break o Beerworking, que son pequeños encuentros de media hora en el que los profesionales presentan su negocio o empresa ante el resto. Son dinámicas que hacen que interactúes, muestres tu interés y sepas ‘vender’ como si se tratase de un Elevator Pitch.
- Hackaton: Aunque estos eventos se hacen desde hace años sobre todo en el entorno de los programadores, es en el último año cuando está siendo más popular. El confinamiento ayuda a que destaque como evento digital entre los otros. Se trata de una experiencia colectiva para llegar a una meta común en un entorno digital. Este formato de evento digital suele desarrollarse entre 2 y 7 días, y hace de este evento digital una competición entre emprendedores bastante llamativa para distraernos durante el confinamiento.
Nos vamos adaptando a los cambios. La resiliencia ya forma parte de nosotros, y el confinamiento nos ayuda a progresar en el entorno digital.
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