Los eventos durante este 2020 han cambiado, ahora hay que saber afrontar un evento después del confinamiento. Está claro que este cambio ha sido por causa de fuerza mayor, una pandemia por coronavirus. Pero como buen sector profesional, la organización de eventos ha sabido salir del paso durante el estado de alarma a partir de eventos digitales. Las diferentes plataformas digitales han reforzado sus servicios para poder ofrecer las alternativas digitales, sobre todo, a los eventos MICE. 

¿Qué va a pasar en la nueva normalidad con los eventos? 

Ya tenemos aprendido el protocolo de higiene y seguridad que debemos seguir a partir de ahora. Aunque lo pensemos, esto no es momentáneo. Estas medidas las vamos a adaptar poco a poco en nuestra vida, para que acabe siendo normal. 

Hay que tener en cuenta lo que sabemos que puede cambiar, y lo que hay que adaptar en la organización de eventos a partir de ahora. Esto es lo que tendremos que hacer al asistir a un evento, o en la ejecución de nuestro propio evento:

Distanciamiento y seguridad

En principio el distanciamiento de seguridad estipulado son dos metros. Es complicado mantener esta distancia en eventos de cualquier tipo, pero no es imposible. El aforo se reduce a lo permitido, o al seguro, para que no haya problemas. Si el evento es sentado se deben de dejar asientos vacíos entre asistentes. Y si es de pie, se podrán usar separadores como marcar círculos en el suelo o dividir en cuadriculas los espacios como estamos viendo en otros países europeos.

En cuanto a la seguridad habrá que señalizar absolutamente todo, y tener presente que debemos tocar lo justo y necesario. 

Protocolo de higiene 

Se debe colocar en espacios visibles hidrogel desinfectante, o guantes para el que quiera cogerlos. Todo lo que se ofrezca al asistente debe ser digital, o en su defecto, exclusivamente para ese asistente. Hay que volver a darle uso al código QR para todo lo necesario, ya sean con entradas digitales para el evento o pdf con información del mismo. 

En cuanto a la mascarilla, si en el momento del evento sigue siendo obligatoria habrá que llevarse una bolsita para poder guardarla de forma higiénica. ¡Eso de meterla en el bolsillo, olvidaros!, no es higiénico, no sirve para nada y estás tocando ambas partes de la mascarilla con las manos.

Los organizadores de eventos deberán de restringir los ‘breaks’ o la alternativa será ofrecer un ‘picnic individual’ a la entrada en una caja de cartón. Aquí es cuando los eventos eco podrán despuntar. Nada de plásticos. Nada de usar y tirar. Simplemente cada uno con lo suyo, sin soltarlo y reutilizándolo. Algo que llevan ganado algunos festivales desde hace pocos años, cuando reutilizan los vasos de polímeros reciclados.

Vamos a adentrarnos en la situación de la organización del evento en sí, que sería el paso previo a la ejecución:

Eventos en streaming para seguirlos digitalmente

Debemos de seguir la línea de los eventos digitales, y no olvidarnos o cerrarla. Puede ser una alternativa streaming perfecta para los que por aforo no puedan asistir a tu evento. Esta alternativa podrás ofrecerla de forma gratuita, o vender un tipo de entrada exclusivamente para streaming privado. Y no olvides que hay que aprovechar lo que te da internet para darle uso a tus RRSS en el momento del evento, esta es otra de las opciones para poder hacer visible tu evento de forma externa al mismo.

Reforzar, mejorar y ser más flexible

Las contrataciones las debes de reforzar, ahora todo pende más de un hilo que nunca y se puede caer el evento o modificar en el último minuto. Por lo que debes de apostar por ser más flexible e incluso mejorar las condiciones de cancelación. 

Apostar por la sensibilidad y las experiencias

En un principio los eventos serán locales, con un aforo de un de un 50% aproximadamente dependiendo de la fase en la que nos encontremos. En la nueva normalidad por lo pronto se desaconsejan los eventos multitudinarios, aunque los promotores y productoras de entretenimiento ya están tomando decisiones en pro de la salud y aplazando su temporada de macro eventos para el 2021. Los eventos comenzarán el post confinamiento con pequeños eventos o eventos MICE llenos de valores. Estos eventos se dirigirán a la sensibilidad del asistente y se orientarán a las experiencias, porque estamos necesitados de ellas para poder desconectar. Cuando estemos en la nueva normalidad seguramente los eventos no puedan excederse de las 1000 o 2000 personas en un principio hasta que estemos seguros en sociedad, y siempre dando prioridad a los espacios abiertos. 

Está claro que los eventos irán de la nueva normalidad a la realidad avanzando gracias a las tendencias, y a los protocolos que tenemos que adaptar a nuestra vida. Y qué será lo que ayude a fortalecer al turismo.